Access là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS) được phát triển bởi Microsoft. Access cung cấp một loạt các công cụ để tạo và quản lý cơ sở dữ liệu, bao gồm bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo.
Để tạo cơ sở dữ liệu trong Access, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Khởi động Access.
- Trên tab “File”, chọn “New”.
- Trong hộp thoại “New”, chọn “Blank Database”.
- Trong hộp thoại “Create New Database”, nhập tên cho cơ sở dữ liệu của bạn và chọn vị trí lưu trữ.
- Nhấp vào nút “Create”.
Sau khi tạo cơ sở dữ liệu, bạn có thể bắt đầu tạo các bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo.
Tạo bảng
Bảng là thành phần cơ bản của một cơ sở dữ liệu. Bảng được sử dụng để lưu trữ dữ liệu. Để tạo bảng, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Trên tab “Create”, chọn “Table”.
- Trong cửa sổ “Table Design”, nhập tên cho các trường của bảng.
- Chọn kiểu dữ liệu cho mỗi trường.
- Nhấp vào nút “Save”.
Tạo truy vấn
Truy vấn được sử dụng để truy vấn dữ liệu từ các bảng. Để tạo truy vấn, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Trên tab “Create”, chọn “Query”.
- Trong hộp thoại “New Query”, chọn “Design View”.
- Trong cửa sổ “Query Design”, thêm các bảng mà bạn muốn truy vấn.
- Chọn các trường mà bạn muốn trả về.
- Sắp xếp các trường theo thứ tự mà bạn muốn.
- Nhấp vào nút “Run”.
Tạo biểu mẫu
Biểu mẫu được sử dụng để nhập và hiển thị dữ liệu. Để tạo biểu mẫu, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Trên tab “Create”, chọn “Form”.
- Trong hộp thoại “Choose a Form Template”, chọn mẫu biểu mẫu mà bạn muốn sử dụng.
- Nhấp vào nút “OK”.
- Thay đổi thiết kế của biểu mẫu theo nhu cầu của bạn.
Tạo báo cáo
Báo cáo được sử dụng để xuất dữ liệu dưới dạng tài liệu in. Để tạo báo cáo, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Trên tab “Create”, chọn “Report”.
- Trong hộp thoại “Report Wizard”, chọn các bảng và truy vấn mà bạn muốn sử dụng.
- Chọn các trường mà bạn muốn bao gồm trong báo cáo.
- Sắp xếp các trường theo thứ tự mà bạn muốn.
- Nhấp vào nút “Finish”.
- Thay đổi thiết kế của báo cáo theo nhu cầu của bạn.
Một số lưu ý khi tạo cơ sở dữ liệu trong Access:
- Tên của các bảng, trường, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo nên ngắn gọn và dễ nhớ.
- Kiểu dữ liệu của các trường nên phù hợp với dữ liệu mà bạn sẽ lưu trữ.
- Bạn nên tạo các ràng buộc cho các trường để đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác.
- Bạn nên tạo các chỉ mục cho các trường để cải thiện hiệu suất truy vấn.
Ví dụ: xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý học sinh trong Access
Để xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý học sinh trong Access, bạn cần tạo các bảng sau:
- Bảng Học sinh: Lưu trữ thông tin cơ bản về học sinh, bao gồm:
- Mã học sinh
- Họ và tên
- Ngày sinh
- Giới tính
- Lớp
- Điểm trung bình
- Bảng Điểm: Lưu trữ điểm của học sinh trong các môn học, bao gồm:
- Mã học sinh
- Mã môn học
- Điểm thi
- Điểm chuyên cần
- Bảng Lớp học: Lưu trữ thông tin về các
